Démarrer avec xEquiv

 Notice d’utilisation de xEquiv

Mars 2025

Objet :

Cette notice permet aux utilisateurs de xEquiv de comprendre comment interagir avec la bibliothèque de contenus xEquiv.

• ETAPE 1 : Se connecter et envoyer une table dans la bibliothèque

• ETAPE 2 : Importer une table depuis un classeur Excel

• LES FORMULES XEQUIV

ETAPE 1: Se connecter et envoyer une table dans la bibliothèque

1.1     Ouvrir le fichier source contenant la table à référencer dans la bibliothèque

1.2     Se créer un compte utilisater xEquiv (* Notice d’installation de xEquiv)

• Ouvrir le paneau xEquiv en appuyant sur l’icone xEquiv du bandeau Excel
• Appuyer sur le lien s’enregistrer pour créer son compte

Renseigner les champs du formulaire de création de compte utilisateur

Un mail vous sera envoyé à l’adresse mail que vous aurez renseignée. Vérifiez vos dans spams si vous ne le trouvez pas dans votre boite de réception.

Cliquez sur le lien contenu dans le mail pour valider votre compte.

1.3     Se connecter avec son compte utilisateur

1.4   Pour envoyer un tableau dans la bibliothèque xEquiv

• Sélectionner dans la feuille Excel les données à envoyer dans la bibliothèque
• Définir dans le paneau xEquiv les.attributs de cette table (* Notice sur les attributs)

  Pour synthétiser, il existe 3 attributs auxquels se rattache un jeu de données

  • Nom de l’objet (table de taux, table de correspondance, grille tarifaire, listing, tableau des effectifs, balance, )
  • Entité (site/filiale/client/fournisseur…)
  • Finalité (Mois, semaine, année,..) selon la granularité dont vous avez besoin

  • 

     

• Ajouter un commentaire pour comprendre ce qui définit la version que vous souhaitez conserver dans xEquiv (corrections apportées/précédent, version présentée en réunion, hypothèses de calcul, etc…)
• Si vous utilisez la version collaborative de xEquiv, vous pouvez sélectionner les personnes ou équipes avec lesquelles vous souhaitez partager cette version de données

Appuyer sur le bouton « Envoyer » pour ajouter cette version du tableau dans la bibliothèque

Un message apparaît alors : “L’export s’est bien effectué!”

Vous pouvez créer plusieurs versions de cette table. Il ne faut pas modifier les attributs, mais simplement commenter chaque nouvelle version.

 Un historique des versions envoyées s’affiche alors en bas du paneau xEquiv.

ETAPE 2: Importer une table depuis un classeur Excel

2.0     Ouvrir le classeur Excel et lancer xEquiv depuis le bandeau et se connecter à xEquiv (cf 1.4) ou créer un compte (cf 1.2)

2.1     Une fois connecté, le paneau xEquiv s’ouvre et le menu suivant s’affiche :

Pour charger des données depuis xEquiv, cliquer sur le bouton « Bibliothèque »

2.2     Sélectionner les données dont vous avez besoin à partir de la liste affichée dans la partie gauche du pop-up

Une recherche multicritères et un mode de recherche textuel vous permettent de trouver rapidement l’information dont vous avez besoin

2.3 Sélection de la version de données dont vous avez besoin

Lorsque vous cliquez sur un élément de la liste [1| la partie droite du pop-up s’affiche pour vous présenter les différentes versions disponibles de ce jeu de données.

Si plusieurs versions ont été envoyées dans xEquiv, vous pouvez naviguer entre chacune de ces versions[2|.

2.4 Choisir la version dont vous avez besoin

xEquiv vous permet de savoir, pour chaque version  :[3|

• Quand la version a été créée
• Quel est son auteur
• Depuis quel fichier elle a été importée

Et d’accéder aux commentaires apportés par son auteur

Un aperçu des données est également disponible [4| pour prévisualiser les données que vous allez charger dans votre feuille Excel

Dans la version collaborative, xEquiv précise quels sont les utilisateurs ou équipes qui ont accès à ces données [5|.

xEquiv vous permet de prévisualiser dans un onglet dédié les différentes versions de votre tableau. Les critères de date et les commentaires associés à chaque version vous aideront à sélectionner la version pertinente.

Avant d’importer dans votre classeur la version choisie, définir le mode d’actualisation [6| en fonction de vos besoins

• Fixe = vous ne souhaitez pas que cette versio change
• Notification = vous êtes notifié pour chaque nouvelle version et vous choisissez de l’importer ou non
• Référence = chargement de la version désignée comme version de référence [7|
• Automatique = Votre table est systématiquement actualisée, cette fonctionnalité permet de lier les tableaux entre fichiers

Par défaut, xEqiv vous propose

LES FONCTIONS XEQUIV

xEquiv s’intègre dans Excel à l’aide de formules pour l’import, l’export et l’accès au détail des données gérées avec xEquiv

Les fonctions d’import depuis la bibliothèque

XEQUIV.MATCH (nom ; entité ; finalité ; version ; [notifNvlleVersion]) Requête la bibliothèque xEquiv pour une version spécifique d'un tableau.   1er cas : données fixes (jamais actualisées) Ex : =XEQUIV.MATCH("Unités vendues";"Site 1";"RM25-01";3)   2ème cas : une version sélectionnée, mais notification pour toute nouvelle version disponible Ex : =XEQUIV.MATCH("Unités vendues";"Site 1";"RM25-01";3;VRAI)

XEQUIV.MATCH_LATEST

(nom ; entité ; finalité)

Requête la bibliothèque xEquiv pour la dernière version d'un tableau.

Les valeurs du tableau sont raffraichies automatiquement

Ex : =XEQUIV.MATCH_LATEST("Unités vendues";"Site 1";"RM25-01")

XEQUIV.MATCH_REF

(nom ; entité ; finalité)

Requête la bibliothèque xEquiv pour la version de référence d'un tableau (dernière si pas de référence).

Ex : =XEQUIV.MATCH_REF("Unités vendues";"Site 1";"RM25-01")

La fonction d’export depuis la bibliothèque

XEQUIV.SAVE

(plage ; nom ; entité ; finalité)

Retourne les métadonnées d'un tableau exporté. Utilisé pour se souvenir des attributs lors d'un nouvel export.

XEQUIV.MATCH

(nom ; entité ; finalité ; version ; [notifNvlleVersion])

Requête la bibliothèque xEquiv pour une version spécifique d'un tableau.

1er cas : données fixes (jamais actualisées)

Ex : =XEQUIV.MATCH("Unités vendues";"Site 1";"RM25-01";3)

2^ème cas : une version sélectionnée, mais notification pour toute nouvelle version disponible

Ex : =XEQUIV.MATCH("Unités vendues";"Site 1";"RM25-01";3;VRAI)

XEQUIV.MATCH_LATEST

(nom ; entité ; finalité)

Requête la bibliothèque xEquiv pour la dernière version d'un tableau.

Les valeurs du tableau sont raffraichies automatiquement

Ex : =XEQUIV.MATCH_LATEST("Unités vendues";"Site 1";"RM25-01")

XEQUIV.MATCH_REF

(nom ; entité ; finalité)

Requête la bibliothèque xEquiv pour la version de référence d'un tableau (dernière si pas de référence).

Ex : =XEQUIV.MATCH_REF("Unités vendues";"Site 1";"RM25-01")

La fonction d’export depuis la bibliothèque

XEQUIV.SAVE

(plage ; nom ; entité ; finalité)

Retourne les métadonnées d'un tableau exporté. Utilisé pour se souvenir des attributs lors d'un nouvel export.

La fonction d’accès aux informations attachées à des données importées

XEQUIV.INFO

(adresse de la cellule de fonction d’import)

Retourne les informations attachées à un tableau importé depuis xEquiv.

La formule XEQUIV.INFO doit pointer vers la cellule qui contient une fonction =XEQUIV.MATCH, =XEQUIV.MATCH_REF ou =XEQUIV.MATCH_LATEST.

La fonction XEQIV.INFO donne accès à une fiche de détail sur les données chargées avec la formule XEQUIV.MATCH qui appelle les données (cellule H9 dans l’exemple ci-dessus).

En cliquant sur le nuage on obtient le pop-up ci-contre avec les informations ci-dessous : Le rappel des attributs des données Nom Entité Finalité Le détail relatif à la version N° de version Date de création Auteur Commentaire Le mode de raffraichissement et le partage.

Ces informations relatives aux données peuvent être affichée dans la feuille Excel et s’actualisent à chaque modification (changement d’attributs, nouvelle version, changement de mode d’actualisation et de diffusion).

Depuis le pop-up de XEQUIV.INFO, il suffit de cliquer sur l’icône à droite de l’information que vous voulez afficher sur votre feuille excel.

Voici un rendu possible lorsqu’on souhaite restituer l’ensemble des informations et vérifier la pertinence des données affichées :